Onay Süreçleri Neden Kritik?
Şirketlerde her gün yüzlerce karar alınır: satın alma talepleri, masraf onayları, izin formları, sözleşme revizyonları, ödeme emirleri. Bu kararların doğru kişilere ulaşması, takip edilebilir olması ve kayıt altına alınması kurumsal yönetimin temelidir.
Geleneksel yöntemlerle bu süreçler e-posta zincirleri veya WhatsApp mesajları üzerinden yürütülür. Kim onayladı? Ne zaman? Hangi versiyonu gördü? Bu sorulara yanıt bulmak çoğu zaman imkansızdır. Flowvio onay motoru bu karmaşayı tamamen ortadan kaldırır.
İki Farklı Onay Motoru
Flowvio'da onay süreçleri iki bağımsız motor üzerinden çalışır:
- Form Kayıt Onayı: Form Builder'da tasarlanan iş akışı. Kullanıcı tarafından tamamen özelleştirilebilir — kaç aşama, kim onaylar, hangi koşulda atlanır.
- Görev Onayı: Organizasyon hiyerarşisine dayalı otomatik zincir. Görevin atandığı kişiden yukarıya doğru yöneticiler sırayla onaylar.
Form Kayıt Onayının Çalışma Şekli
Bir form kaydı gönderildiğinde iş akışı motoru devreye girer. Tanımlı aşamalar sırayla işlenir:
- Kullanıcı formu doldurur ve Gönder'e tıklar
- İlk aşamanın onaylayıcısına anlık bildirim gönderilir (e-posta + uygulama + push)
- Onaylayıcı kaydı inceler, yorum yazar ve onayla/reddet kararı verir
- Onaylanırsa süreç sıradaki aşamaya geçer
- Reddedilirse kayıt göndericiye geri döner; red gerekçesi görüntülenir
- Tüm aşamalar tamamlanınca kayıt Onaylandı statüsüne geçer
Aşama Türleri
Sıralı Aşamalar
Varsayılan mod. Her aşama bir öncekinin tamamlanmasını bekler. Tipik kullanım: departman yöneticisi → direktör → genel müdür zinciri.
Paralel Aşamalar
Aynı aşamada birden fazla onaylayıcı eş zamanlı karar verir. Tümü onaylayana kadar süreç ilerlemez. Örnek: sözleşme hem Hukuk hem Finans departmanı tarafından onaylanmalı.
Koşullu Aşamalar
Belirli bir koşul sağlandığında aşama devreye girer. Örnek: tutar 50.000 TL'yi geçiyorsa Genel Müdür onayı da gerekli. Koşul sağlanmıyorsa aşama otomatik atlanır.
Onaylayıcı Tanımlama
Her aşama için onaylayıcı şu üç şekilde belirlenebilir:
- Belirli Kullanıcı: İsim üzerinden seçim — onaylayıcı değişirse güncellemeniz gerekir
- Rol Sahipleri: Bu role sahip herhangi bir kişi onaylayabilir — esneklik sağlar
- Birim Yöneticisi: Kaydı gönderenin bağlı olduğu birimin yöneticisi otomatik atanır — organizasyon değişse bile form güncellenmez
Bildirim Sistemi
Her onay adımında ilgili kullanıcılara otomatik bildirim gönderilir. Bildirim kanalları:
- E-posta (yapılandırılabilir şablon ile)
- Uygulama içi bildirim (dashboard rozeti ve bildirim merkezi)
- Mobil push bildirimi (Firebase Cloud Messaging)
- WebSocket anlık güncelleme (sayfa yenilemeden)
Onay Durum Takibi
| Durum | Anlamı |
|---|---|
| Taslak | Form dolduruldu, henüz gönderilmedi |
| Bekliyor | İlk onaylayıcıya iletildi, karar bekleniyor |
| Onay Sürecinde | En az bir aşama tamamlandı, süreç devam ediyor |
| Onaylandı | Tüm aşamalar başarıyla tamamlandı |
| Reddedildi | Bir aşamada reddedildi; göndericiye iade edildi |
Denetim İzi ve Şeffaflık
Her onay kararı değiştirilemez biçimde kayıt altına alınır: onaylayan kullanıcı, karar tarihi ve saati, yazılan yorum. SHA-256 hash zinciri sayesinde geçmişe dönük değiştirme tespit edilir. Bir anlaşmazlık durumunda onay sürecinin tüm geçmişine saniyeler içinde ulaşılabilir.
Bu şeffaflık; iç denetim, uyumluluk gereksinimleri ve kurumsal yönetim standartları için kritik öneme sahiptir.
Görev Onayı
Görev modülünde onay süreci daha otomatiktir. Görev tamamlandı olarak işaretlenip onaya gönderildiğinde, sistem organizasyon hiyerarşisinden yönetici zincirini otomatik hesaplar. Yazılım müdahalesi gerekmez; organizasyon yapısı doğru kurulduğu sürece zincir kendiliğinden oluşur. Üst yönetici reddettiğinde alt görevler otomatik sıfırlanır ve çalışana geri döner.