Bu Modül Ne İşe Yarar
Fatura, belge zincirinin MALİ ayağıdır (Teklif → Sipariş → İrsaliye → Fatura). Kesinleştiğinde hem cari bakiyeyi (her zaman), hem — Muhasebe modülü kuruluysa — yevmiye fişini etkiler. Malı KENDİ hareketlendirmesi ("irsaliyeli fatura") YALNIZ satırın bir irsaliyeye bağlı OLMADIĞI durumda geçerlidir: satır bir irsaliye satırına bağlıysa mal ZATEN irsaliyeyle çıkmış/girmiştir, bu satır yalnızca faturalanan miktarı işler, ikinci kez stok hareketi üretmez. Peşin ödeme seçilirse kesinleşmede otomatik bir tahsilat/ödeme fişi de oluşur.
Ön Koşullar
- Cari, Depo, Stok Kartları — fatura satırı bunlara bakar
- Muhasebe modülü (opsiyonel ama önerilir) — Fatura Muhasebe Eşlemesi'nde cari/gelir hesapları tanımlanmazsa fatura yevmiyeye yazmaz (sessizce atlanır); stok hareketi ve cari bakiye etkisi bundan BAĞIMSIZ, her durumda işler
- Kasa Takip (opsiyonel) — peşin fatura kesinleşirken kasa/banka seçilmesi ZORUNLU; Kasa Takip kapalıysa peşin akış kullanılamaz
- Sipariş / İrsaliye modülleri (opsiyonel) — kapalıysa ilgili bağ alanları boş kalır, fatura her satırda doğrudan malı hareketlendirir (irsaliye modülü açılmadan önceki davranış birebir korunur)
Kurulum Sırası
- Fatura Muhasebe Eşlemesi — Fatura Tipi (Alış/Satış), Cari Hesabı ZORUNLU, Gelir Hesabı yalnız satışta; Fiyat Tolerans Yüzdesi (Alış) opsiyonel — boş bırakılırsa kod-sabiti %2 varsayılan kullanılır, sıfır tolerans için 0 girilmeli
Bundan sonra Alış Faturaları ve Satış Faturaları formları kullanılabilir.
Günlük Kullanım Akışı
- Yeni fatura açın — durum otomatik "Taslak" gelir
- Satır ekleyin — stok kartı, miktar, birim fiyat (boşsa fiyat köprüsü doldurur), iskonto oranı, KDV oranı (boş bırakılırsa başlıktaki varsayılan oran kullanılır), varsa bağlı sipariş/irsaliye satırı
- Alışta, satır bir sipariş satırına bağlıysa ve birim fiyat o satırın fiyatından tanımlı toleransın (varsayılan %2) dışına sapıyorsa satır REDDEDİLİR — tedarikçi anlaşılandan farklı fiyat yazamaz
- Faturayı Kesinleştirin — satırı olmayan fatura kesinleştirilemez. Bu anda sırasıyla:
- Satır bir irsaliyeye BAĞLI DEĞİLSE mal hareketlendirilir (stok hareketi, varsa sipariş teslim/rezervasyon düşümü)
- Satır bir irsaliyeye BAĞLIYSA mal ZATEN çıkmıştır, yalnız irsaliyenin faturalanan miktarı işlenir
- Muhasebe açıksa yevmiye fişi, e-Fatura açıksa (yalnız satışta) e-belge gönderimi, peşin seçildiyse kasa fişi yazılır, en sonda cari bakiye güncellenir
- Vadeli bir fatura için tahsilat/ödeme fişi ya da çek tahsili geldikçe "Ödenen Tutar" otomatik artar, durum "Kısmi Ödendi"/"Kapandı"ya kural motoru tarafından yazılır — elle seçilmez
- Hatalı kesinleşmiş bir faturayı geri almak için durumu İptal'e çekin (storno) — stok, muhasebe ve cari etkisi otomatik TERSİNE çevrilir. Satış faturası GİB'e gönderilmiş/kabul edilmişse storno reddedilir, bu durum muhasebe ekibinin elle doğrulamasını gerektirir. Storno yalnız BİR KEZ yapılabilir — iptal edilmiş bir fatura yeniden kesinleştirilemez
Raporlar
| Rapor | Hangi soruyu cevaplar |
|---|---|
| Alış Fatura Listesi / Satış Fatura Listesi | Faturalar cari, tarih ve durum bazında nasıl dağılıyor? |
| Satış Fatura Dökümü | Bir faturanın satır dökümü — hangi stoktan kaç adet, hangi fiyattan? |
| Tedarikçi Yaşlandırması / Müşteri Yaşlandırması (Açık Faturalar) | Açık (kesinleşmiş/kısmi ödenmiş) vadeli fatura bakiyesi vade gecikmesine göre nasıl dağılıyor? |
| Ciro Özeti | Toplam ciro, bir önceki döneme göre nasıl? |
| Sipariş-İrsaliye-Fatura Mutabakatı | Sipariş, irsaliye ve fatura satırları miktar/fiyat bazında birbirini tutuyor mu? |
Sık Yapılan Hatalar
- Satırı olmayan faturayı kesinleştirmeye çalışmak — reddedilir
- Satır miktarını sıfır/negatif ya da birim fiyatı negatif girmek — ikisi de reddedilir
- Kesinleşmiş (taslak DIŞINDAKİ herhangi bir durumdaki) faturanın satırına dokunmaya çalışmak — değişiklik için faturayı iptal edip yenisini açmanız istenir
- Peşin fatura için kasa/banka seçmeden kesinleştirmeye çalışmak — reddedilir
- Alışta, bağlı sipariş satırının fiyatından tanımlı toleransın dışına sapan bir birim fiyat girmek — Fatura Muhasebe Eşlemesi'ndeki tolerans yüzdesini gözden geçirmeniz ya da fiyatı düzeltmeniz istenir
- Faturayı taslak DIŞINDA doğrudan açmaya çalışmak — satırlar yokken kesinleşen fatura ne stok hareketi ne fiş üretirdi, sistem bunu baştan engeller
- İptal edilmiş bir faturayı yeniden kesinleştirmeye ya da zaten iptal edilmiş bir faturayı tekrar iptal etmeye çalışmak — ikisi de reddedilir
- GİB'e gönderilmiş/kabul edilmiş bir satış faturasını storno etmeye çalışmak — otomatik storno kapsam dışıdır, muhasebe ekibinin doğrulaması gerekir
İlgili Modüller
Sipariş — teslim/faturalama sayaçlarını bu modül yazar (bkz. Sipariş kılavuzu). İrsaliye — irsaliyeye bağlı satır burada ikinci kez stok hareketi üretmez. Stok hareket ve maliyet fişini, Muhasebe yevmiye fişini, Kasa Takip peşin ödeme fişini kesinleşme anında alır. İade — bu faturaya karşı sonradan açılan kısmi/tam iadelerin dayandığı orijinal belge budur (bkz. İade kılavuzu, storno ile İADE'yi karıştırmayın).