Bu Modül Ne İşe Yarar
İnsan Kaynakları modülü personel kartlarından işe alıma, izin ve vardiya/puantaj takibinden performans ve yetkinlik değerlendirmesine, eğitim kayıtlarından bordroya kadar personel yaşam döngüsünün tamamını yönetir. Bordro dönemini kapattığınızda Muhasebe modülünde Bordro Muhasebe Eşlemesi kuruluysa dönemin bordro fişi otomatik oluşur — elle yevmiye fişi açmanız gerekmez.
Ön Koşullar
- Organizasyon Yapısı — personel kartları ve bordro dönemleri firma hiyerarşinize bağlanır, önce kurulu olmalı
- Muhasebe modülü (opsiyonel) — bağlantı Kasa/Stok'un TERSİNE çalışır: İnsan Kaynakları Muhasebe'den SONRA da kurulabilir, Bordro Muhasebe Eşlemesi Hesap Planı'na bakar, Muhasebe bu modüle bakmaz
Kurulum Sırası — Tanımlar
- Pozisyonlar — kadro/unvan tanımlarınızı açın; Personel kartı bir pozisyona bağlanır, önce burası dolu olmalı
- Personel — personel kartlarını açın; pozisyon ve (varsa) kullanıcı hesabıyla eşleştirin, durumu Aday olarak başlar
- İzin Türleri — yıllık izin, mazeret gibi izin türlerini ve yıllık hak edilen gün sayısını tanımlayın (negatif olamaz); İzin Talepleri bu listeye bakar
- Vardiya Planlama — vardiya şablonlarınızı (başlangıç/bitiş saati) tanımlayın; Vardiya Atamaları buna bakar
- Resmi Tatiller — firma bazında resmi tatil tarihlerini girin; aynı tarihe iki kez tatil tanımlanamaz
- Performans Kriterleri — değerlendirme kriterlerinizi ve her birinin azami puanını (negatif olamaz) tanımlayın; Performans Puanları buna bakar
- Dönemler — performans değerlendirme dönemlerini açın (bitiş tarihi başlangıçtan önce olamaz); Performans Hedefleri buna bakar
- Yetkinlikler — şirket yetkinlik kataloğunu oluşturun; Personel Değerlendirmeleri (1-5 seviye) buna bakar
- Eğitim Kataloğu — eğitim programlarını tanımlayın; Eğitim Oturumları buna bakar, oturumlara Katılım Kayıtları eklenir
Günlük Kullanım Akışı
- İşe Alım — İlanlar açılır (kapanış tarihi açılıştan önce olamaz), Adaylar Başvuru Alındı → Telefon Görüşmesi → Mülakat → Teklif sırasıyla ilerletilir; İşe Alındı ve Reddedildi NİHAİ durumlardır, birinden diğerine ya da geriye dönülemez, yeni bir süreç yeni bir aday kaydı ister
- Personel durumu — Aday → Aktif → İzinde → Ayrıldı sırasını izler; Ayrılan personel geri Aktif'e alınamaz, işe dönüş yeni bir kayıt gerektirir
- Puantaj — her personel için günlük giriş/çıkış ve durum (Geldi/Gelmedi/Geç Geldi/İzinli) girilir; aynı personel aynı tarihte ikinci bir puantaj kaydına giremez, çıkış zamanı girişten önce olamaz
- İzin — personel İzin Talepleri'nde Beklemede durumunda talep açar, onaya gönderilince Onay Bekliyor'a geçer, yönetici Onaylandı ya da Reddedildi ile sonuçlandırır (ya da talep İptal Edilir); yalnız Beklemede durumundaki bir talebin içeriği değiştirilebilir, reddedilen talep düzenlenip yeniden gönderilemez
- Vardiya — Vardiya Atamaları'ndan personeli bir vardiyaya bağlarsınız; aynı personel aynı tarihte ikinci bir vardiyaya atanamaz
- Performans — Dönem açıldıktan sonra o döneme bağlı Performans Hedefleri girilir (ilerleme yüzdesi negatif olamaz), Değerlendirmeler açılır ve her kriter için Performans Puanları girilir; puan kriterin azami değerini aşamaz, aynı değerlendirme-kriter çifti için ikinci kez puan girilemez
- Eğitim — Eğitim Oturumları planlanır (bitiş başlangıçtan önce olamaz), personel Katılım Kayıtları ile oturuma kaydedilir (aynı personel aynı oturuma iki kez kayıtlı olamaz), tamamlayanlara Sertifikalar tanımlanır
- Bordro — her ay için Bordro'da bir dönem Taslak olarak açılır, personel bazında brüt maaş/prim/ikramiye/mesai/yardım/hafta-genel tatil/kesinti kalemleri girilir; dönem Hesaplandı'ya alınınca SGK ve işsizlik primi, kümülatif dilimli gelir vergisi ve damga vergisi otomatik hesaplanıp net ödenen bulunur; Kapandı'ya alınınca (eşleme kuruluysa) Muhasebe'ye otomatik fişlenir ve dönem bir daha Taslak/Hesaplandı'ya geri döndürülemez
Raporlar
| Rapor | Hangi soruyu cevaplar |
|---|---|
| Personel Listesi | Kim hangi durumda (Aday/Aktif/İzinde/Ayrıldı) çalışıyor? |
| Süresi Dolan Sertifikalar | Hangi sertifikaların süresi doldu ya da yaklaşıyor? |
| İzin Bakiye Raporu | Personel × izin türü bazında yıllık hak edilen - kullanılan = kalan izin nedir? |
| Bordro Dönemi Özeti | Bir bordro döneminin çalışan sayısı ve brüt/net/SGK/vergi toplamları nedir? |
| İşe Alım Hunisi | Bir ilana başvuran adaylar hangi aşamada, aşamalar arası dökülme nasıl? |
Sık Yapılan Hatalar
- Kapanış tarihini açılış tarihinden önce girerek İlan açmaya çalışmak — reddedilir
- Bitiş tarihini başlangıçtan önce girmek — hem Dönemler hem Eğitim Oturumları'nda aynı guard geçerli
- İzin Türleri'nde yıllık hak edilen günü negatif girmek — reddedilir
- Performans Hedefleri'nde ilerleme yüzdesini negatif girmek — reddedilir
- Performans Kriterleri'nde azami puanı negatif girmek ya da Performans Puanları'nda kriterin azamisini aşan bir puan girmek — ikisi de reddedilir
- Aynı değerlendirme-kriter çifti için ikinci kez puan girmeye çalışmak — "zaten bir puan girilmiş" hatası alırsınız
- Personel Değerlendirmeleri'nde seviyeyi 1'den az ya da 5'ten fazla girmek — reddedilir
- Aynı personeli aynı tarihte ikinci bir vardiyaya atamak, aynı tarihe ikinci bir puantaj kaydı açmak, aynı eğitim oturumuna iki kez kaydetmek ya da aynı firmaya aynı tarihte ikinci bir resmi tatil tanımlamak — hepsi "zaten var" mükerrer kaydı reddeder
- Puantajda çıkış zamanını giriş zamanından önce girmek — reddedilir
- Kapanmış bir bordro dönemini yeniden Taslak/Hesaplandı durumuna çekmeye çalışmak — dönem kapandıktan sonra geri açılamaz, düzeltme yeni bir dönemle yapılır
İlgili Modüller
Muhasebe, Bordro Muhasebe Eşlemesi kurulduysa her kapanan bordro dönemini otomatik fişler; eşleme boşsa dönem kapanır ama muhasebeleşme adımı tamamlanmaz. Organizasyon Yapısı personel kartlarının ve bordro dönemlerinin bağlandığı firma hiyerarşisini sağlar. SGK web servis entegrasyonu (işe giriş/çıkış bildirimi, vizite/rapor takibi) bu modülün ayrı bir alt grubunda yaşar ve Personel kaydına bağlı çalışır.